La gestion des contrats, le "contract management" (Les contrats fournisseurs ou les contrats clients...) est généralement perfectible dans toutes les entreprises, grandes ou petites : Gérer les dates d'échéance, suivre les performances, rompre ou modifier un contrat, vérifier l'indice de prix ... le plus difficile à suivre étant les contrats ayant une clause de renouvellement automatique.

Il est rare en effet, d'avoir dans sa société une gestion centralisée des contrats qui assure le suivi de tous les contrats. Le photocopieur, la société de nettoyage, le nettoyage des vêtements, les assurances, les contrats de maintenance, les contrats de service etc... Aucune difficulté particulière, seulement une grande exigence d'organisation, et un minimum de connaissance juridique, voilà les secrets d'une gestion efficace. Des logiciels spécifiques, plus ou moins perfectionnés, commencent à apparaître en France, mais la tendance est à l'externalisation. C'est une réalité pour la plupart des pays anglo-saxons, et bientôt sans doute aussi ici.

Avant d'externaliser, voici quelques conseils de base pour gérer au mieux les contrats :

Fuyez les clauses de renouvellement automatiques,

Créez un fichier excel avec les informations de base, (dates clés, indices des prix ),

Lisez dans le détail toutes les clauses des contrats en présence du fournisseurs sans rien laisser dans l'ombre, en lisant particulièrement les clauses d'annulation de contrat, ou de modification de contrat,

Centralisez leur classement auprès d'une personne, en vous assurant de lui faire acquérir un minimum de connaissances juridiques,

Faites vous bien expliquer les indices de révision de prix, et assurez vous d'avoir accès aux indices vous même,

et signalez toutes les dérives de services à vos fournisseurs dés qu'elles apparaissent.

Et rappelez vous : un bon contrat ne sert à rien, s'il dort dans un classeur et que son contenu reste ignoré par ses utilisateurs ...