Les cartes achats intéressent de plus en plus de sociétés et les
collectivités locales. Elles sont là pour simplifier l'administratif qui
gravite autour des commandes à petits montants et pourtant lorsque j'ai appelé
ma banque pour en savoir plus, j'ai eu droit à la proposition d'une simple
carte bleue. Pour en savoir plus, j'ai appelé Mme Ligeret, secrétaire générale
de l’APECA (Association des Professionnels Européens de la Carte d’Achat), qui
a eu la gentillesse de se prêter au jeu des questions/réponses :
Sandrine Grumberg : Tout le monde en parle, et les
achats publics s’approprient cet outil pour leurs achats récurrents de faible
enjeu, mais quels sont les avantages d’une carte achat dans une
entreprise ?
Madame Ligeret : En quelques mots, la délégation de
responsabilité, un meilleur contrôle des dépenses, et la possibilité de
dématérialiser les échanges. Il ne s’agit pas d’une simple carte de paiement,
cette carte permet de s’attaquer à toutes ces dépenses de faibles valeurs qui
monopolisent beaucoup trop d’attention dans notamment le traitement des
factures. Après avoir cartographié ces achats, les acheteurs peuvent
sélectionner les fournisseurs récurrents et les solliciter pour la mise en
place de ce programme. Les dépenses seront encadrées par des accords
préalables, et les utilisateurs de la carte auront la liberté d’acheter les
produits dont ils ont besoin sans avoir à subir certaines lourdeurs
administratives comme les circuits d’approbation interne.
SG : Est ce une solution coûteuse, et est ce plutôt
réservé aux grandes entreprises ?
Madame Ligeret : Non, et c’est bien l’intérêt de cette
solution. Les TPE et PME sont aussi concernées. Ces coûts sont dépendants de la
demande faite au fournisseur : de la simple « facturette »
(niveau 1) au rapport détaillé des dépenses (Niveau 3). Il pourra donc y avoir
une mise à niveau technique nécessaire pour le fournisseur Concernant le taux
des commissions qui sont appliquées par les établissements financiers, aux
acheteurs et aux fournisseurs, il est , en moyenne de 1.5 %. Ces coûts sont
appelés à évoluer également en fonction du déploiement de ces nouvelles
solutions en France et donc du volume des transactions. Et,il est, bien
entendu, important de les corréler aux économies générées pour apprécier le
retour sur investissement.
SG : Un lien possible avec les systèmes informatiques
type compta ou ERP ?
Madame Ligeret : Oui c’est possible, mais cela sera vu
avec la banque au cas pas cas.
SG : Quelles sont vos recommandations pour garantir le
succès du déploiement d’un tel programme ?
Madame Ligeret : Comme tout projet, la constitution
d’une équipe et la définition d’une application pilote dans un temps précis,
pas trop long pour que le projet rebondisse tant en interne qu’auprès des
fournisseurs. L’accompagnement par un expert achat peut s’avérer également
utile pour encadrer et garantir le bon suivi du projet.
SG : Les fournisseurs justement, sont ils difficiles à
convaincre ? Le traiteur ou le fleuriste ?
Madame Ligeret : Non, c’est un moyen de paiement qui
est de plus en plus utilisé par les marchés publics, et qui ne change pas
l’organisation des fournisseurs tout en leur permettant d’être réglé à 5 jours
en moyenne (le gain de trésorerie est un avantage majeur). Si les projets sont
clairement présentés, les réticences seront faciles à vaincre.
De nombreuses informations sont disponibles surle site internet
http://www.association-apeca.org.
